Het wel en wee van risicobeheersing

Er zijn een aantal aspecten rond het omgaan met risico’s. Deze zogenaamde beheersmaatregelen  zijn te onderscheiden in:

• Vermindering/vermijding van het risico
• Acceptatie van het risico
• Risico-overdracht: het overdragen van risico’s naar een andere partij

Vermindering/vermijding van het risico

Soms is het eenvoudigweg vermijden van een risico de beste oplossing. Het risico op onder water lopen van het bedrijfspand kan vermeden worden door het bedrijf te vestigen in een gebied dat hoger gelegen is. Vertraging van de bouwwerkzaamheden vanwege vorst kan vermeden worden door in de zomer te bouwen. Vaak is vermijding geen optie en moeten er maatregelen genomen worden om het risico te verminderen.

Maatregelen om het risico te verminderen kunnen oorzaakgericht of gevolggericht zijn. De eerste zorgen ervoor dat de kans dat de gebeurtenis optreedt, kleiner wordt. De gevolggerichte maatregelen zorgen dat ervoor dat de schade minimaal is wanneer de gebeurtenis toch plaatsvindt.

Een voorbeeld van een oorzaakgerichte maatregel is het verbeteren van het onderhoud aan machines of apparatuur. Als die goed onderhouden worden en op tijd vervangen, vermindert het risico op uitval. Als de sfeer in het bedrijf positief is, helpt dit om ziekteverzuim terug te dringen.

Gevolggerichte maatregelen hebben vaak te maken met het inbouwen van een vorm van reservecapaciteit, zodat bij een calamiteit de voortgang van een order of project niet in gevaar komt. Dat kan reservemateriaal zijn, bijvoorbeeld een externe harde schijf als back-up. Het kan ook gaan om het inwerken van extra personeel voor het geval dat een medewerker ziek wordt. Zo wordt het risico kleiner dat er opeens kritische knowhow verdwijnt.

Acceptatie van het risico

Als een risico niet erg groot is, of als de vermijding ervan niet mogelijk is, kan het risico gewoonweg worden aanvaard. Er moet dan wel rekening worden gehouden bij de schatting van de benodigde tijd en de geraamde kosten. De marges moeten wat groter gemaakt worden.

Overdracht van het risico

Een risico kan ook worden overgedragen aan een andere partij. Een manier om dit te doen, is het afsluiten van een verzekering. Een andere vorm van risico-overdracht is het outsourcen van een bedrijfsactiviteit. De expertise bij de andere partij is groter dan de expertise die het eigen bedrijf heeft. Goed beschouwd zijn de grootste risico’s die een bedrijf loopt al geoutsourced. Om een extreem voorbeeld te geven: weinig bedrijven zullen zelf voorzien in hun elektriciteit met een aggregaat in de kelder (een noodaggregaat is weer een ander verhaal: zie redundantie). Of denk aan een zelfstandig ondernemer die de boekhouding uitbesteedt aan een financieel adviseur. In principe mag een zelfstandig ondernemer zelf zijn aangifte doen, maar de meeste ondernemers erkennen dat het risico dat zij een fout maken of een financieel voordeel over het hoofd zien, kleiner is als zij deze taak uitbesteden.

Het kiezen van beheersmaatregelen

Op basis van de risicoanalyse en bovenstaande overwegingen worden beheersmaatregelen gekozen. Deze kunnen uiteenlopen van het afsluiten van een verzekering tot het aannemen van extra personeel. Voordat deze uitgevoerd worden, is het raadzaam om ze op de volgende punten te evalueren:

Checklist voor beheersmaatregelen

• Zijn er voldoende middelen/geld om de maatregel uit te voeren?
• Is er voldoende mankracht om de maatregel uit te voeren?
• Is er een verantwoordelijk persoon voor de beheersmaatregel aangewezen?
• Als een risico wordt overgedragen, is dat ook echt zinvol? Kan de partij in kwestie het risico ook daadwerkelijk dragen?
• Brengt de maatregel niet weer nieuwe risico’s met zich mee?

Evalueren

Als er besloten is tot een beheersmaatregel, maakt deze deel uit van het gewone projectmanagement. Neem de maatregel op in beslisdocumenten, voortgangsrapportages enzovoort.

De stand van zaken moet regelmatig worden geëvalueerd. Heeft de beheersmaatregel effect? Wat heeft eventueel verhinderd dat de maatregel effect had? Is er vaak genoeg overlegd? Waren alle verantwoordelijkheden duidelijk?

Na de evaluatie is de cirkel rond en kan eventueel een update van de risicoanalyse plaatsvinden. Als het project een heel nieuwe fase ingaat, is het zinvol om een compleet nieuwe risicoanalyse uit te voeren.