Hulp bij het doorgronden van de High Level Structure

Alle bekende managementsystemen van ISO gaan vanaf nu danig op de schop. Geen langdurige en saaie verhandelingen meer over procedurele aanpak van vermeende problemen, maar een daadwerkelijke concretisering van strategische doelen rond de belangrijke managementthema’s. Voor ‘kwaliteit’, ‘milieu’ en de ‘code voor informatiebeveiliging’ is dit al een feit geworden. Binnenkort volgt (als het goed is) arbomanagement en energiemanagement. De SCGM en SCCI hebben, ten behoeve van de begrijpbaarheid van de vernieuwde ISO-nomen, praktische handleidingen geschreven, die bedrijven in de creatieve sector zal helpen bij de ombouw van hun bestaande systemen naar de nieuwe standaard. Indien u geïnteresseerd bent geraakt, neem dan contact op met de SCGM: info@scgm.nl.

Zoals iedereen nu waarschijnlijk wel weet, zijn de belangrijkste ISO-normeringen de afgelopen jaren op de schop genomen. Doordat de oude normen niet goed op elkaar aansloten, leidde dit tot onnodig dikke handboeken en dus extra werk voor bedrijven en auditoren. In 2013 is de norm voor de Code voor Informatiebeveiliging aangepast en eind 2015 die van kwaliteits- en milieumanagement (respectievelijk ISO 9001 en ISO 14001). Al deze nieuwe normen vallen nu onder 1 paraplu: de High Level Structure (HLS), wat nog het beste te beschrijven is als een bedrijfskundig managementsysteem. Elke nieuwe of vernieuwde ISO-norm zal in dit nieuwe format worden gebouwd. Hierdoor wordt het voor de gebruikers veel eenvoudiger om de verschillende systemen aan elkaar te klikken, onder de vlag van de HLS.

Echter, in de afgelopen periode is gebleken dat de nieuwe normen toch niet naadloos op elkaar aansloten, waardoor het koppelen in een aantal gevallen toch moeilijker bleek dan gedacht. Om deze omissie weg te werken voor de creatieve sector (w.o. de grafimedia), hebben de auditoren van de SCGM en SCCI voor elke norm een aparte handleiding geschreven. Een aantal van u heeft wellicht hiervan al een (eerste concept) versie in het bezit. Tevens is er een overkoepelende handleiding van de HLS opgesteld. Door de HLS-handleiding te lezen, in combinatie met de specifieke normhandleiding van het ISO-systeem dat u wilt invoeren, heeft u de mogelijkheid om op een eenvoudigere wijze uw werkzaamheden uit te voeren.

Zoals inmiddels welbekend is, zijn diverse ISO-managementsystemen op de schop gegaan. Deze normbeschrijving geeft de lezer een vertaling van de officieel uitgebrachte ISO-normen volgens de nieuwe High Level Structure (HLS). Tevens levert dit de gebruiker van de normen extra handvatten op om op een gestructureerde wijze aan de slag te gaan met het implementeren van deze nieuwe ISO-standaard binnen de eigen bedrijfsvoering.

De High Level Structure (HLS) is het uitgangspunt voor alle nieuw uitgebrachte ISO-normen, zoals de ISO 9001 (kwaliteitsmanagement), ISO 14001 (milieumanagement) en de ISO 45001 (arbomanagement). De HLS bestaat uit een vaste hoofdstukindeling en een basistekst voor een managementsysteem die gelden voor alle ISO-managementsystemen. Door deze standaardisatie door te voeren in alle normen, moet het voor organisaties eenvoudiger maken om meerdere systemen te integreren. De HLS kan het beste gezien worden als een bedrijfskundig managementsysteem, die de algemene werking van de PDCA-cirkel van de organisatie beschrijft, wat moet leiden tot continue verbetering van de bedrijfsprestaties. Afhankelijk van het thema waar het bedrijf voor wil opgaan (zoals o.a. milieu of kwaliteit), wordt verder specifieke invulling hieraan gegeven.

Nadat eerder al, als een van de eerste normen, de ISO 27001:2013 (informatiebeveiliging) conform de nieuwe HLS-indeling is uitgegeven zijn in september 2015 de twee meest populaire normen, die voor kwaliteit (9001) en milieu (14001) officieel gelanceerd volgens de HLS-structuur. De nieuwe HLS-indeling hoeft op zichzelf geen reden te zijn om het bestaande managementsysteem aan te passen. Primair dien je als bedrijf alleen maar een ‘gap-analyse’ uit te voeren naar wat feitelijk mist in je bestaande systeem. Door middel van het ontwikkelen van nog missend materiaal, in combinatie met een verwijzingstabel tussen het bedrijfseigen systeem kan ook het doel bereikt worden: voldoen aan de HLS (bijvoorbeeld een verwijzingstabel tussen de ISO 9001:2008 en de nieuwe [HLS] ISO 9001:2015).

Echter, zodra je meerdere systemen wilt gaan koppelen, is het aan te bevelen je systemen wel degelijk om te bouwen naar de nieuwe standaard. Door als eerste één bedrijfskundig managementsysteem te beschrijven – de High Level Structure – is het eenvoudiger om per norm specifiek te beschrijven wat voor die norm relevant is. Op die manier voorkom je onnodige dubbelingen in de systemen. De certificatie instituten van de Grafimedia en de Creatieve Industrie – de SCGM en de SCCI - zijn als sector-instituten verder gegaan op dit gedachtegoed. Het is bij hen mogelijk om alle systemen koppelbaar te maken aan de HLS, waardoor er een duidelijke eenheid in de normeringen is ontstaan. Om dit mogelijk te maken zijn de laatste onvolkomenheden in de HLS-structuur opgelost. Op basis van de nieuwe vaste HLS-structuur worden de ISO-managementsystemen opgebouwd volgens een vaste indeling.

Dit document verklaart de noodzakelijke aanvullingen uit aspectgerichte modules die samen met de HLS een complete norm vormen. De verklaring is geen herhaling van de onderliggende norm, maar belicht steeds voor de lezer het primaire doel van elk onderdeel van deze norm. Deze leeswijzer hanteert de(zelfde) uniforme paragraafnummering van de onderliggende ISO-normen én de Leeswijzer HLS.

 
   « Meer Nieuws...